Je hebt gehoord van ATS en je wilt weten wat het precies is en hoe je het optimaal gebruikt. Misschien ben je op zoek naar een ATS advanced handleiding omdat je de basis al kent, maar nu dieper wilt graven in de geavanceerde functies. Geen zorgen, ik leg je stap voor stap uit wat je moet weten om alles uit jouw ATS-systeem te halen. We gaan de functionaliteiten, de instellingen en veelvoorkomende uitdagingen helder maken.
Wat is ATS en waarom heb je een advanced handleiding nodig?
ATS staat vaak voor Applicant Tracking System. Dit is software die bedrijven gebruiken om het sollicitatieproces te beheren. Denk aan het plaatsen van vacatures, het ontvangen van sollicitaties, het screenen van cv’s en het plannen van interviews. De basisversie van zo’n systeem is vaak eenvoudig te leren. Je uploadt een cv, je stuurt een standaard e-mail. Maar zodra je processen complexer worden – bijvoorbeeld als je internationaal werft, complexe goedkeuringsworkflows nodig hebt, of specifieke rapportages wilt draaien – dan heb je de geavanceerde opties nodig.
Een ATS advanced handleiding helpt je om die verborgen krachten van de software te ontdekken. Het gaat niet alleen om het dagelijkse werk, maar om het automatiseren van taken en het verkrijgen van betere inzichten in jouw recruitment. We richten ons hier op de functionaliteiten die je helpen sneller en slimmer te werven.
De kernfuncties in de geavanceerde modus
Zodra je de basis onder de knie hebt, kijk je naar de modules die echt tijdwinst opleveren. Dit zijn de functies die je vaak in een betaalde, uitgebreidere versie van een ATS vindt.
Geavanceerde zoek- en filteropties
Stel, je zoekt een kandidaat die de afgelopen vijf jaar ervaring heeft als “Projectmanager” in de “Financiële Sector” en die spreekt vloeiend “Duits”. In een basis-ATS voer je dit misschien in als losse zoektermen. In de geavanceerde modus gebruik je Boolean search operators (AND, OR, NOT) en specifieke velden. Dit maakt je zoekopdrachten veel nauwkeuriger.
- Boolean Search: Gebruik haakjes en operatoren voor complexe combinaties. Bijvoorbeeld: (Marketing OR Sales) AND (Nederland) NOT (Junior).
- Scorecards: Veel geavanceerde ATS-systemen laten je scorecards instellen. Dit zijn meetinstrumenten die automatisch punten toekennen aan een sollicitant op basis van hoe goed zij voldoen aan de gestelde eisen (opleiding, ervaring, vereiste certificaten).
VIDEO: How To fix stretched screen problem on windows 10 ( 2025 )
Automatisering van workflows
Dit is waar de echte tijdsbesparing zit. Workflows zijn vooraf ingestelde paden die een sollicitant door het systeem neemt. Denk aan het automatisch versturen van een feedbackmail na het eerste telefoongesprek.
Als je bijvoorbeeld zoekt naar een ATS software handleiding voor workflowautomatisering, dan kom je vaak uit bij de ‘If This, Then That’ (IFTTT) logica binnen het systeem. Bijvoorbeeld: ‘ALS de recruiter de status verandert naar ‘Interview gepland’, DAN stuur automatisch een kalenderuitnodiging naar de kandidaat en de interviewcommissie.’
Integratie met andere systemen
Een modern ATS praat met andere tools die je gebruikt. Dit voorkomt dubbel werk. Populaire integraties zijn:
- HRIS (Human Resources Information System): Wanneer een kandidaat wordt aangenomen, wordt deze vaak automatisch overgezet naar het HR-systeem om loonstroken en personeelsdossiers aan te maken.
- Job Boards: Plaats je vacature met één klik op alle belangrijke nationale en internationale jobboards.
- Assessments: Directe koppeling met systemen voor psychometrische testen.
Geavanceerde instellingen voor jouw ATS
De configuratie van je ATS bepaalt hoe efficiënt je werkt. Hier gaan we dieper in op de instellingen die je moet tweaken voor een perfect proces.
Aangepaste velden en sjablonen
Standaardformulieren zijn zelden genoeg. Je moet informatie kunnen verzamelen die specifiek is voor jouw branche of functie. Dit doe je met aangepaste velden in je ATS.
Ga naar de instellingen voor ‘Data Management’ of ‘Formulieren’. Hier definieer je nieuwe invoervelden. Wil je weten of een sollicitant een VCA-certificaat heeft? Maak een verplicht keuzemenu met ‘Ja/Nee’. Vergeet niet om sjablonen (templates) voor e-mails aan te passen. Gebruik de personalisatiemogelijkheden (merge tags) om de naam van de kandidaat en de functietitel automatisch in te vullen. Dit maakt jouw communicatie persoonlijk en professioneel.
Lees meer hier
Voor een uitgebreide blik op Ats Advanced Handleiding: Complete Gids voor Gebruikers, raadpleeg deze geselecteerde bronnen.
Rapportages en data-analyse
De ware kracht van een geavanceerd ATS ligt in de data die het oplevert. Je wilt weten waar je beste kandidaten vandaan komen en hoe lang je erover doet om iemand aan te nemen (Time to Hire).
Bij het instellen van rapportages, let op de volgende metrics:
- Source of Hire: Welk kanaal (LinkedIn, jobboard X, referral) levert de meeste succesvolle hires op?
- Conversieratio’s: Hoeveel mensen die solliciteren komen door naar de volgende ronde?
- Kwaliteit van de Hire: Dit is vaak moeilijk meetbaar, maar koppel de prestaties van nieuwe medewerkers na zes maanden terug aan de wervingsbron.
Voor een ATS rapportage handleiding is het essentieel dat je de juiste datums en filters instelt. Zorg dat je rapportages dagelijks of wekelijks automatisch naar je manager stuurt. Dit voorkomt handmatig werk.
Stappenplan: Een complexe vacature opzetten
Laten we praktisch aan de slag gaan. Hoe zet je een vacature op die gebruikmaakt van al deze geavanceerde instellingen?
Stap 1: Definiëren van de Scorecard en vereisten
Voordat je de vacature live zet, definieer je de ideale kandidaat. Maak een scorecard in je ATS. Geef zware punten aan absolute vereisten (bijvoorbeeld ‘WO afgerond’). Geef minder punten aan wenselijke vaardigheden (‘kan werken met software Y’).
Stap 2: Opstellen van de geautomatiseerde communicatie
Schrijf de feedbackmails voor elke afwijzing en elke aanname tot de derde ronde. Gebruik de merge tags. Dit zorgt ervoor dat zelfs als je 50 kandidaten afwijst, je dit in minder dan vijf minuten hebt gedaan.
Stap 3: De sourcingstrategie koppelen
Koppel de vacature aan de juiste kanalen. Als je een premium advertentie op een specifiek platform wilt, zorg dan dat de trackingcode (vaak een URL-parameter) correct is ingesteld, zodat het ATS weet waar de klik vandaan kwam. Dit is cruciaal voor de Source of Hire-rapportage.
Stap 4: De goedkeuringsworkflow instellen
Voor hogere functies heb je vaak meerdere goedkeuringen nodig (leidinggevende, HR, directie). Stel in dat de sollicitatie pas van ‘Beoordeeld’ naar ‘Klaar voor gesprek’ mag als zowel de HR-manager als de afdelingsdirecteur akkoord hebben gegeven in het systeem. Dit voorkomt dat mensen onterecht gesprekken inplannen.
Stap 5: Publiceren en monitoren
Publiceer de vacature. Controleer direct de eerste binnengekomen aanmeldingen. Krijgen zij de welkomstmail? Worden de gegevens correct in de scorecard geplaatst? Dit is je laatste controle voordat de automatie het overneemt.
Veelvoorkomende problemen en hoe je ze oplost
Zelfs met de beste ATS advanced handleiding kom je soms vast te zitten. Hier zijn de meest voorkomende haperingen en hoe je ze snel oplost.
Probleem 1: Kandidaten komen niet door de screening
Oorzaak: De scorecard-instellingen zijn te streng, of de trefwoorden die je zoekt komen niet overeen met de taal die kandidaten in hun cv gebruiken.
Oplossing: Controleer je Boolean zoekstring. Gebruik synoniemen in je filters. Verlaag tijdelijk de drempelwaarde van de scorecard om te zien of er dan wel relevante cv’s binnenkomen. Pas daarna de drempel weer aan.
Probleem 2: Integratie met het e-mailprogramma werkt niet
Vaak zie je dat je Outlook- of Gmail-integratie hapert, waardoor afspraken niet automatisch in je agenda komen.
Oplossing: Controleer de API-sleutels of OAuth-verbindingen in de algemene instellingen van het ATS. Soms moet je simpelweg opnieuw inloggen bij de externe dienst. Zoek naar de specifieke foutmelding, bijvoorbeeld ‘ATS connectiviteitsprobleem Office 365’, om de precieze resetprocedure te vinden.
Probleem 3: De rapportages geven rare cijfers
Je ziet dat je ‘Time to Hire’ 100 dagen is, terwijl je weet dat het veel sneller gaat.
Oplossing: Je hebt de status van een kandidaat niet correct bijgewerkt. De ‘Startdatum’ van de hiring cycle is het moment dat de vacature live ging, en de ‘Einddatum’ is het moment dat de kandidaat de arbeidsovereenkomst heeft getekend. Als je het aanbieden van het contract overslaat en direct naar ‘Aangenomen’ gaat, mist het systeem een stap en klopt de berekening niet.
Probleem 4: De workflow stopt halverwege
Een taak blijft hangen bij een manager die op vakantie is, en niemand kan de volgende stap zetten.
Oplossing: Configureer altijd een ‘Fallback User’ of ‘Prioity Escalation’ in je workflow-instellingen. Dit is een back-up gebruiker (meestal een HR-manager) die automatisch de taak overneemt als de primaire beoordelaar niet binnen een ingestelde termijn (bijvoorbeeld 48 uur) reageert.
Veelgestelde vragen over geavanceerd ATS-gebruik
Hieronder vind je korte antwoorden op vragen die vaak opkomen als je de geavanceerde functies van je systeem gaat gebruiken.
Wat is het verschil tussen een standaard en een advanced ATS?
Een standaard ATS beheert de basisstroom van sollicitaties. Een advanced ATS biedt diepe automatisering, complexe rapportages en naadloze integraties met andere bedrijfssystemen.
Hoe zorg ik dat mijn kandidaten geen spam ontvangen?
Controleer altijd de instellingen voor ‘Opt-in’ en ‘GDPR/AVG-conformiteit’ in je ATS. Zorg dat je een duidelijke afmeldlink in elke automatische mail plaatst en dat je geen data van afgewezen kandidaten te lang bewaart, afhankelijk van je lokale wetgeving.
Kan ik mijn eigen wervingspagina aanpassen in de ATS?
Ja, de meeste geavanceerde systemen bieden een ‘Career Site Builder’. Hier kun je met drag-and-drop-functionaliteit de look en feel aanpassen, zodat deze perfect aansluit bij de huisstijl van jouw bedrijf.
Wat moet ik doen als een specifieke foutcode verschijnt bij de integratie?
Noteer de exacte foutcode en zoek deze direct op in de officiële documentatie van jouw ATS-leverancier. Als je bijvoorbeeld een ‘Error Code 403 ATS integratie’ ziet, betekent dit vaak een probleem met autorisatierechten of een verlopen sleutel. Je moet dan de koppeling opnieuw autoriseren.
Is het leren van een advanced ATS erg tijdrovend?
Het initiële instellen van workflows en scorecards kost tijd. Maar zodra deze structuren staan, bespaar je wekelijks vele uren aan handmatig werk. Zie het als een eenmalige investering in efficiëntie.
